Переход с Excel начинается не с загрузки файла, а с инвентаризации копий и назначения владельца данных. Затем поля приводят к единому формату, каждой карточке назначают стабильный идентификатор, выполняют тестовый импорт и только после сверки переводят сотрудников на веб-справочник.
Почему Excel перестаёт работать как справочник
Проблема не в формате XLSX как таковом. Он удобен для подготовки и массовой проверки данных. Сбой возникает, когда несколько копий одновременно становятся «актуальными», права задаются доступом ко всему файлу, а изменения невозможно связать с конкретным владельцем. Веб-система оставляет XLSX каналом импорта, но делает базу и правила доступа едиными.
Карта полей для шаблона XLSX
| Колонка | Обязательность | Проверка |
|---|---|---|
external_id | Обязательно | Уникальное стабильное значение, не зависящее от ФИО |
full_name | Обязательно | Без лишних пробелов и объединённых ячеек |
email | Рекомендуется | Нижний регистр, уникальность, допустимый домен |
phone_internal | По процессу | Единый формат добавочного номера |
phone_mobile | По политике | Нормализация и ограничение видимости |
department | Обязательно | Значение из согласованного списка подразделений |
position | Обязательно | Должность, а не роль доступа |
manager_external_id | Для оргструктуры | Ссылка на существующий external_id |
status | Обязательно | Например: active или inactive |
Типовые ошибки миграции
- Использование email как вечного ID: адрес меняется при переименовании или смене домена.
- Смешивание нескольких сущностей в ячейке, например «отдел / должность / кабинет».
- Разные написания одного отдела и скрытые пробелы в конце значения.
- Форматирование номера как числа — Excel удаляет ведущие нули.
- Ссылки руководителей по ФИО: тёзки создают неверную оргструктуру.
- Повторный импорт без заранее определённого правила обновления и деактивации.
Пошаговый план перехода
- Соберите все используемые копии и выберите одну эталонную.
- Утвердите карту полей, владельцев и правила видимости.
- Очистите дубли и справочники отделов, не исправляя данные прямо в production.
- Импортируйте небольшой набор и сохраните протокол ошибок.
- Сверьте количество карточек, телефоны, руководителей и поиск.
- Выполните полный импорт, включите роли и объявите дату переключения.
- Переведите старые файлы в режим «только чтение» и укажите ссылку на новую систему.
Как проверить результат
Сформируйте контрольную выборку: новый сотрудник, уволенный, сотрудник без телефона, тёзки, руководитель нескольких групп и запись с ограниченным мобильным номером. Для каждой карточки проверьте импорт, поиск, оргструктуру и видимость под разными ролями.
Сценарий импорта описан на странице замены Excel-справочника в SC Nexus. После миграции можно оставить XLSX как контролируемый входной формат или перейти на автоматическую синхронизацию AD/LDAP.
Нужен корпоративный справочник сотрудников?
Посмотрите SC Nexus: AD/LDAP, оргструктура, поиск, Docker и on-premise внедрение.